Como fazer um primeiro contato com possível orientador?

O e-mail deve ser objetivo. Aconselhamos você escrever, no máximo, três parágrafos. Inicie se apresentando (dizendo que é graduanda/formada/mestranda na instituição X) e dizendo onde você e a professora se conheceram (se vocês não se conhecem pessoalmente ainda, como você sabe dela? Alguém recomendou o nome dela para você? Você já leu um livro/artigos dela? Você já viu alguma palestra dela em um evento acadêmico?). Na sequência, já comente sobre o intercâmbio (ressaltando o período em que ele ocorrerá) na instituição e diga que seria um privilégio contar com a orientação dela. Isso vale também para quem está planejando estudar fora ou submeter um application.

Você já tem uma ideia do tema de pesquisa? Em caso positivo, diria para descrevê-lo em umas duas frases. Aí você pergunta se a professora teria interesse em te orientar. Por fim, agradeça a atenção e se coloque à disposição para esclarecer dúvidas.

Pela minha experiência, este tipo de e-mail deve “ir direto ao assunto”. Claro que se deve prezar pela cordialidade, mas os professores costumam receber muitos e-mails, então é melhor ser “mais direta” para que a resposta venha o mais rápido possível e a partir daí você estabelecerem um canal de diálogo.

É na segunda ou terceira mensagem que você comenta questões burocráticas como a necessidade de assinar o projeto de pesquisa ou carta de orientação (aqui você pode ser um pouco enfática e estipular um prazo “razoável”, algo do tipo “até meados de junho”).

Como brasileiros, costumamos pensar que sempre seremos solenemente ignorados por professores importantes; para a nossa surpresa, no exterior, os professores de maior renome costumam ser os mais acessíveis. Mas não abuse da boa disposição deles!